Автоматизация продаж и учёта мебельного бизнеса
Человеческий фактор нередко становится несовершенным винтиком в системе чётко продуманного бизнес-плана. К примеру, внезапный аврал в виде большого клиентского потока, когда работники, уповая на собственную память, пропускают половину промежуточной отчётной документации. Или плохо налаженное взаимодействие между представителями разных отделов создаёт эффект “сломанного телефона”.
А также попросту недобросовестное выполнение рабочих процедур некоторыми сотрудниками. Всё это может стать причиной полнейшей неразберихи, которая будет тянуться месяцами, создавая новые и новые проблемы.
Но на помощь приходят современные решения. Как автоматизировать работу своего мебельного предприятия и облегчить жизнь всему коллективу?
Автоматизация процесса продаж мебельного бизнеса
Самый надёжный способ повысить прозрачность работы компании и улучшить качество коммуникации как между сотрудниками, так и между представителями фирмы и клиентами — это снабдить её CRM-системой, которая красной нитью сопроводит каждую сделку с момента её старта и до самого финиша без заминок и ошибок.
Одна из самых популярных CRM-систем отечественного производства — “Битрикс24”. Она сочетает в себе все этапы бизнес-процессов с профильной настройкой для конкретного вида производства.
Андрей Воротынцев, руководитель направления “ДатаБаланс” в рамках группы компаний “СофтБаланс”, поделился собственным горьким опытом непосредственного общения с мебельной компанией, лишённой верного помощника в виде CRM-системы.
Он покупал диван в крупном мебельном центре и обратил внимание, что в процессе общения менеджеру приходилось уточнять актуальность информации по наличию, цене и прочим параметрам в разрозненных excel-документах, а извещать коллег о брони на выбранную товарную позицию по электронной почте. Смутил и тот факт, что компания лишь по прошествии суток выставила счёт для оплаты, расчёты в котором, к слову, оказались неверными, поэтому позже за товар пришлось доплатить.
Когда готовую мебель в оговорённые сроки доставили в офис, оказалось, что она некачественная. Договорились, что фирма изготовит новый диван, но менеджер не поддерживал связь с клиентом и не извещал о стадии готовности товара. При самостоятельной попытке выяснить, когда же злополучный диван займёт своё законное место, покупателя попросили самому уточнить этот вопрос на производстве. В общем, если опустить ряд других неприятных нюансов, на покупку дивана ушло больше месяца и немало потраченных нервов.
Эта невыдуманная ситуация из жизни подтверждает, насколько важна в современном бизнесе грамотная автоматизированная IT-система, которая будет учитывать все товарные позиции с нюансами цвета, размера, материала, цены, возможных скидок и наличия.
Конечно, под рукой должна быть полная клиентская база и история продаж. Необходимы удобные механизмы быстрого формирования документов: различных коммерческих предложений, предварительных расчётов, договоров, отгрузочных документов, — которые значительно экономят время сотрудника.
А система напоминаний минимизирует вероятность того, что менеджер забудет связаться с клиентом. Все перечисленные опции могут быть объединены и сведены в одно «окно». В нём же будет коммуникация между сотрудниками: продавцами, монтажниками и курьерами.
Специалист “ДатаБаланс” объяснил, чем примечателен подход его команды к решению IT-задач:
«Мы занимаемся внедрением CRM-систем, в том числе на базе 1С, автоматизацией продаж, разработкой собственных IT-решений, созданием порталов, сайтов, интернет-магазинов и мобильных приложений. “СофтБаланс” уже 29 лет на IT-рынке, за эти годы у нас сформировался коллектив из 300 сотрудников и накопились десятки тысяч реализованных проектов в разных сферах.
В нашем послужном списке есть немало решённых задач по автоматизации позаказного мебельного производства. Мы видим бизнес как со стороны продаж, то есть его CRM-части, так и со стороны учёта. Сюда входят доходы, расходы, планирование производства, складская логистика, управленческий учёт.
А также у нас есть возможность оценить компанию со стороны потребителя. В последние два года мы постоянно улучшаем офис и нередко прибегаем к услугам мебельных производителей. Благодаря этому всестороннему взгляду мы хотим дать широкую картину и поделиться вариантом автоматизации мебельного бизнеса».
Читайте также: “Антикризисные меры отечественного мебельного ретейла”.
Помимо основных функций, которые должна включать IT-система для прибыльного функционирования бизнеса, специалисты “ДатаБаланс” при разработке готового модуля “Битрикс24” для мебельных компаний добавили «допродажи» в виде системы лояльности и работу с рекламациями для точечной проработки проблемных сделок.
Вот основные опции продажи конкретному клиенту и продажи товара на заказ, с помощью которых система ведёт продавца по сделке: создание заказа, консультация клиента, формирование документации, при необходимости планирование встреч замерщиков, фиксирование дат, когда поступит оплата, доставка, монтаж.
Программа зафиксирует всю историю сделки, а благодаря симбиозу всех важных рабочих информационных баз и систем оповещения не позволит менеджеру дезинформировать покупателя. Также исключается накладка в рабочих графиках сотрудников, которые участвуют в сделке на разных этапах, потому что система почасово отражает занятость каждого. Ещё один плюс — программа не позволяет менеджеру перейти к следующему этапу, если он не внесёт какие-то важные данные о контрагенте или заказанном товаре.
Дополнительно в “Битрикс24” можно интегрировать разные средства коммуникации: электронную почту и мессенджеры, — чтобы хранить историю общения с клиентом для повышения осведомлённости сотрудника об обстоятельствах сделки, а также активировать автоматически формирующиеся оповещения, адресованные клиенту, от лица фирмы с вопросами о качестве выполненных работ для дальнейшего формирования базы лояльности.
Автоматизация финансового учёта мебельного бизнеса
Руководитель типового запуска систем 1С в компании “СофтБаланс” Виктория Конышева рассказала, как вести учёт деятельности фирмы с помощью программного обеспечения 1С.
Эта система предназначена для малогабаритных предприятий, видами деятельности которых является торговля, производство и услуги. В том числе она хорошо подходит для учёта операций по производству мебели.
Программа позволяет вести единообразный справочник номенклатуры с множеством спецификаций для контроля выполнения заказов покупателей, расчёта себестоимости, анализа рентабельности сделок с учётом производственных операций, а также подробным расчётом производственной себестоимости и полной себестоимости вместе с накладными расходами.
Вместе с этим множеством опций система структурирует заказ-наряды на различные виды работ, помогает оформить документы отгрузки, учитывает оплату от клиентов и, как итог, рассчитывает прибыль по каждому заказу.
Программа предоставляет пользователю всю необходимую информацию по номенклатуре. Можно сгруппировать весь справочник по разным признакам и смысловой нагрузке: отдельно материалы и детали, отдельно работы и услуги с указанием цен по каждой позиции. Гибкость системы позволяет настроить её в соответствии с функционалом конкретного бизнеса.
Для готовой продукции заполняется отдельный справочник спецификаций, которые включают всю информацию об использованных материалах и произведённых действиях в процессе создания товара.
С помощью прометрических опций спецификации можно добавить дополнительные характеристики номенклатурной позиции, к примеру, какой именно распил использовали для производства ДСП или МДФ. Таким образом, система позволяет динамически формировать спецификацию в зависимости от пожеланий заказчика. Заказы покупателей хранятся в едином журнале.
Совокупность всех этих функций со скрупулёзным учётом мельчайших нюансов под обёрткой удобного интерфейса делает 1С полезным инструментом, с помощью которого все финансовые ресурсы компании будут предельно понятны и готовы к использованию исключительно для приумножения благосостояния коллектива.
1С + “Битрикс24” — формула максимум
Как один человек не может качественно решить несколько сложных задач одновременно, так и одна программа не может объять все операции целого предприятия. Но для оптимального функционирования компании нужно не просто купить два IT-продукта, необходимо их интегрировать, что не позволит работать в системах параллельно с точки зрения ввода информации. В программах должны быть доступны данные из обеих систем, чтобы исключить вероятность ошибки при сверке информации разных баз.
Специалисты “ДатаБаланс” для такого симбиоза советуют установить модуль “Бэкофис 2”, который функционирует на базе “Битрикс24” и позволяет настроить обмен между “Битрикс24” и 1С. Какие преимущества даёт эта пара? Во-первых, фоновый обмен справочной информацией. Если сотрудник внесёт клиента в одну систему, информация автоматически дублируется в другой.
Во-вторых, в рамках одной организации может быть от двух и более юридических лиц с разной правовой формой, и все они должны быть доступны в качестве фирм, принимающих платежи. Симбиоз программ позволяет создавать документы с разными реквизитами и в 1С, и в “Битрикс24”.
В-третьих, происходит обмен данными о сделках и их статусе оплаты. Также одна система оповещает другую, а в конечном счёте и сотрудника, о готовности товара на производстве или поступлении новой партии продукции от сторонней организации для дальнейшей перепродажи, о доступности остатков и взаиморасчётах.
Помимо этого, модуль облегчает жизнь самим сотрудникам, позволяя концентрироваться непосредственно на своих прямых обязанностях. Например, менеджерам по продажам по факту и не нужен 1С как полноценная система, только точечные операции. Для этого разработчики встроили работу с 1С прямо в “Битрикс24” в виде «окна», где появляется интерфейс интегрированной программы. Таким образом, у работника под рукой будут любые документы и отчёты с возможностью внести коррективы, которые, в свою очередь, отразятся в базе парной программы.
CRM для мебельного бизнеса в “Битрикс24”
Сотрудники “ДатаБаланс” подготовили модуль «CRM для мебельного бизнеса в Битрикс24» на основе уже реализованных проектов. Авторы включили в него наиболее нужные функции и получили IT-продукт с отраслевым сценарием, который легко развернуть и «докрутить» под индивидуальные потребности с быстрым стартом работы.
Продукт, в отличие от «голой» программы “Битрикс24”, предложен предпринимателям мебельной отрасли уже с настройками для дальнейшего использования, а именно, с операциями основных видов сделок по продаже готовой продукции и продаже товаров, произведённых по индивидуальному заказу. Плюс, в готовый перечень функционала входит работа с рекламациями. Базовый конструктор опций можно расширить или урезать, корректируя для работы конкретной фирмы.
Модуль «CRM для мебельного бизнеса в Битрикс24» от “ДатаБаланс” включает следующие инструменты:
– Задачи продавцам на всех этапах сделки; автоматические напоминания менеджерам и клиентам о запланированных встречах для совершения замера или монтажа; возможность для руководителя контролировать рабочий процесс через обратную связь от клиентов или посредством уведомлений о том, что сделка зависла; а также просто сохранение всей истории продажи.
– Обязательные поля для заполнения в каждой карточке сделки: данные договора; адрес клиента со всеми нюансами, вплоть о информации, понадобится ли подъём товара на его этаж; информация о производстве со сроками изготовления и прилагающейся документацией; дата и время замера/монтажа/доставки, ФИО сотрудника, назначенного на каждый вид работ (бронирование ресурсов); оценка клиентской удовлетворённости.
– Готовая интеграция для коммуникации с клиентом через электронную почту или SMS с возможностью расширения для мессенджеров, личных и бизнес-аккаунтов.
– Автоматическая отправка формы оценки качества работы после выполнения заказа для формирования базы лояльности; хранение базы оценок; уведомления руководителю о низких показателях.
– Хранение ключевых файлов и документов в истории сделки: договора, расчётов, коммерческих предложений, документов для производства.
– Процесс согласования договоров с одним или несколькими уполномоченными сотрудниками компании.
– График платежей с автоматическим формированием отдельного счёта по каждому платежу и напоминаниями об оплате. Отдельная вкладка со статусами платежей.
Эта разработка позволяет множеству процессов функционировать в одном ключе, делая из коллектива мебельной компании единый организм, который рождён для высоких продаж.
databalance.ru
zakaz@databalance.ru
+7 (812) 635-20-55
На правах рекламы
