Автоматизация не работает: ошибки, из-за которых нет эффекта и теряются деньги

Согласно опросам конца 2025 года, интерес российских предпринимателей к цифровизации, автоматизации процессов и ИТ-инструментам только увеличивается. Это доказывают результаты тематических опросов.

Так, например, искусственный интеллект и автоматизация бизнес-процессов демонстрируют рекордный рост интереса — их называют перспективными 76% и 80% компаний соответственно. Это показало недавнее исследование рынка рекламных технологий в России от Аналитического центра Российской индустрии рекламы (АЦ РИР) и профильного комитета Ассоциации коммуникационных агентств России (АКАР).

А по данным исследования МИРБИС и «Сбер Бизнес Софт», более 60% предпринимателей уверены, что CRM-системы, искусственный интеллект (ИИ) и предиктивная аналитика реально повышают эффективность бизнеса. Причём такие настроения наблюдаются во множестве отраслей, в частности в логистике. Платформа «Монополия» побеседовала со 103 крупными и средними профильными компаниями, и оказалось, что использование ИТ-инструментов в этом секторе — сегодня уже норма отрасли.

Казалось бы, будущее наступило! Но если углубиться в эти отчёты, окажется, что каждый пятый предприниматель применяет ИИ без CRM, а 10% планируют запуск чат-ботов без клиентской базы. Что приводит к тому, что автоматизация не работает как нужно.

Как отмечает создатель проекта «СистемноПро» и независимый эксперт по логистике, операционному управлению и системному развитию бизнеса Виктория Шестакова, автоматизация в логистике и других сферах стала своего рода «волшебной таблеткой». Многие компании инвестируют в CRM, TMS, WMS, ERP, ожидая ускорения процессов, сокращения ошибок и быстрого роста эффективности. Но на практике часто получают абсолютно противоположное: система внедрена, согласованный бюджет потрачен, а скорость, качество и управляемость почти не меняются.

На что пытаются «натянуть» автоматизацию: реальный пример

«Причина проста и неудобна: автоматизировать нечего, потому что процессы, казалось бы, и выстроены, но не измерены, не упрощены и не зафиксированы. По сути, мы собираемся автоматизировать хаос, но от этого хаосом он быть не перестанет», — объясняет Виктория Шестакова.

И в мебельной отрасли, отметила эксперт, подобное происходит достаточно часто. Особенно в компаниях, которые создают индивидуальные проекты с нестандартными размерами и комплектациями под заказ.

«На одном из таких производств решили внедрить IT-системы для улучшения производственного планирования и контроля заказов. Потому что на тот момент на предприятии подготовка и запуск заказов в производство занимали в среднем 2-3 рабочих дня, проекты регулярно возвращались на доработку из-за неточностей в исходных данных, производство простаивало в ожидании уточнений, а сотрудники работали в режиме постоянных ручных корректировок. Все проблемы руководство связывало именно с отсутствием автоматизации. Ожидалось, что её внедрение ускорит начало работы над проектами, сократит ошибки в спецификациях и стабилизирует сроки изготовления без увеличения штата. Только сразу было ясно, что системы «не лягут» на проблемные процессы», — поделилась примером из практики Виктория Шестакова.

Ошибки автоматизации: разруха не в процессах, а в головах

Эксперт подчеркнула, что в большинстве компаний процессы существуют чаще всего «в головах» сотрудников, в устных договорённостях, в презентациях и схемах. Они не выражены в точных цифрах.

Обычно стоит только сделать реальные замеры времени по ключевым операциям в больших процессах, и, вероятнее всего, «вырисуется» одна и та же картина:

• значительная часть времени уходит на ожидания, согласования и переключения;
• операции дублируются в разных отделах, и, чаще всего, никто об этом не подозревает;
• сотрудники вечно чем-то заняты, кричат о перегрузе, но при этом скорость выполнения задач минимальная;
• ошибки и переделки «съедают» часы работы и крошечные части бюджета, но, если это перемножить, всплывут большие затраты, о которых вы даже не подозревали.

По управленческой практике, до 30–40% рабочего времени не создаёт ценности для клиента. Именно эти потери бизнес пытается «вылечить» автоматизацией, не выявляя и не устраняя саму причину.

Поэтому во многих случаях «дорогая» система лишь ускоряет те недочёты, которые уже существуют. Хаос становится цифровым хаосом, ошибки — автоматизированными ошибками, а перегруз сотрудников — зафиксированным в системе, но совершенно не решённым.

Первый шаг перед автоматизацией — навести порядок

Как отметила эксперт, чтобы план компании из её примера реализовался, было принято решение перед внедрением IT-инструментов сначала провести замеры времени по всей цепочке индивидуального заказа: от приёма заявки до передачи проекта в производство.

Аудит показал целый ряд проблемных моментов:

• до 35-40% времени терялось на согласования и уточнения между продажами, проектированием и производством;
• одни и те же параметры изделий вводились вручную несколько раз в разных файлах;
• часть проверок выполнялась по привычке и не влияла на качество готовой мебели;
• ключевые участники проектов были перегружены, в то время как производственные участки простаивали.

«Получив такие результаты, мы выработали такой план действий. До автоматизации устранили дублирующие действия и лишние согласования, зафиксировали требования к данным по заказу и ответственность на каждом этапе. Загрузку участников проектных заказов мы выровняли и определили операции, которые действительно имело смысл автоматизировать», — объяснила создатель проекта «СистемноПро».

Уже на этом этапе были достигнуты следующие результаты:

• время запуска индивидуального заказа сократилось с 2-3 дней до 1-1,2 дня;
• количество ошибок и возвратов на доработку снизилось на 25-30%;
• простои производства и срывы сроков заметно сократились.

«IT-система была внедрена уже под измеренные и упорядоченные процессы, что позволило дополнительно ускорить обработку заказов ещё на 20-25%, сделать цепочку «заказ — проект — производство» прозрачной и управляемой и масштабировать производство индивидуальной мебели без расширения команды», — заключила Виктория Шестакова.

Топ-5 последовательных действий перед внедрением IT-систем

На основании своих кейсов из мебельной, логистической и других сфер эксперт выделила пять основных действий, которые важно осуществить до того, как вы начнёте автоматизировать своё производство.

Замерьте время процессов

«Важно зафиксировать не «процесс в целом», а время каждого шага: ожиданий и простоев, ручных действий и сколько теряется из-за ошибок и переделок. Таким образом, собственник сможет увидеть, где его бизнес реально теряет скорость, а значит — деньги», — подчеркнула Виктория Шестакова.

Найдите точки оптимизации

Замеры покажут, какие операции повторяются, какие согласования и элементы ручной работы можно убрать, какие участки занимаются лишними задачами, а какие, напротив, недозагружены. Из этого списка можно легко выделить те процессы, которые можно ускорить, упростить и удешевить в моменте, без IT-решений.

Сформировать точки автоматизации

Предыдущая задача показывает, что автоматизируется не «всё подряд», а только то, что стабильно повторяется и даёт чёткий измеримый эффект по времени и деньгам. Инвестируйте в автоматизацию только тех процессов, которые могут благодаря ей значительно улучшиться. Так вы сэкономите и получите быстрый эффект.

Согласовать управленческие решения

«Все точки оптимизации и автоматизации, как правило, выносятся на решение собственника: что внедрять сейчас, что позже, а во что мы вообще не инвестируем. Это ключевой момент, когда автоматизация внедряется не потому, что IT-компании в красивых презентациях говорят вам, что всё будет хорошо, а потому что это чёткое, выверенное управленческое решение», — уверена Виктория Шестакова.

Зафиксировать все процессы в кадровых документах и регламентах

Эксперт подчёркивает, что важно зафиксировать все детали: кто и что делает и в какой последовательности, в какие сроки и с каким результатом. А также нужно не забыть уведомить об этом каждого сотрудника.

«Тогда все процессы перестают существовать на словах, а станут чёткими управляемыми правилами, которые можно автоматизировать. А ИТ-системы начнут работать не как модный проект, который «есть у соседа», а как инструмент роста прибыли. Бизнес получит эффект, который можно точно и легко измерить», —  заключила Виктория Шестакова.

Автоматизация возможна только с систематизацией, а всё остальное — лишь иллюзия цифровизации и дорогое ожидание чуда.

Статья создана на основе материалов Виктории Шестаковой